quarta-feira, 13 de novembro de 2013

O que é e como usar o Google Drive?

Google Drive - logo

O Google Drive é um dos produtos do Google e para usá-lo é preciso ter uma conta Google e estar logado. Ele serve para você guardar seus arquivos online, ou seja, você pode guardar os seus arquivos nele e pode fazer download deles em qualquer lugar. Para isso o Google lhe oferece 15 GB gratuitos e se você quiser mais pode comprar mais espaço por um dos planos disponíveis.

Ela também é uma ferramenta incrível e muito útil por causa dos seus documentos online, que facilitam muito a vida de quem faz trabalhos em grupo. Quando comecei a faculdade percebi que eu estava enviando e recebendo muitos anexos nos trabalhos em grupos, porque sempre haviam modificações das outras pessoas da equipe. Foi quando vi no Google Drive a solução para toda essa desorganização. E, ah, esses documentos online (que você cria pelo próprio Google Drive) não consomem espaço, ou seja, não usam aqueles 15 GB que ele disponibiliza grátis. Esse espaço só é usado se você colocar um arquivo do seu computador, lá; esse processo se chama fazer upload.

Agora vamos aprender a usar essa ferramenta muito útil. Primeiro vamos aprender a fazer upload de documentos e logo após a como criar documentos online.

Como fazer upload (colocar, guardar) arquivos do meu computador no Google Drive?

Guardar os arquivos importantes que estão no seu computador no Google Drive, é fazer upload, como falado anteriormente. Depois de fazer upload o seu arquivo ficará no seu Google Drive para sempre até que você queira excluí-lo. Você também poderá acessá-lo e fazer download (baixar) em qualquer computador com a sua conta Google.

1º – Para fazer isso, clique no botão “Fazer upload” representado por uma seta para cima, como mostra a imagem abaixo:

Clique no botão Fazer upload

2º – Aparecerão duas opções: arquivos e pasta. Escolha uma.

Escolha uma opção

3º – Depois de escolher qual você quer, se abrirá uma janela onde você deverá procurar o arquivo do seu computador que você quer deixar guardar no Drive. Selecione o arquivo e clique em “Abrir”.

4º – Logo depois se abrirá uma janela que mostrará o andamento do upload do seu arquivo.

Janela de upload de arquivo do Google Drive

Depois que for concluído, aparecerá “Enviado”. Depois disso é só clicar no “X” no canto superior direito dessa janela para fecha-la.

5º – Você verá o seu arquivo na sua lista do Google Drive. Você também pode criar pastas para organizar melhor os seus arquivos.

6º – Você também pode compartilhar esse arquivo com outra pessoa, mover para outra pasta, mudar o nome (na opção “Renomear”), baixar (na opção “Download”) e excluir (na opção “Remover”) clicando com o botão direito em cima do arquivo.

Opções do arquivo - Google Drive

Sobre o compartilhamento com outras pessoas você terá três opções: Compartilhar, Colaboradores por e-mail e Enviar por e-mail como anexo. A opção “Compartilhar” serve para você pegar o link do arquivo e mandar para as pessoas que quiser. Todas elas poderão ver e baixar o seu arquivo. A segunda opção é semelhante à primeira. A última opção você só poderá fazer se você tiver um e-mail Gmail. Se a sua conta for com outro servidor de e-mail, não poderá fazer, a não ser que queria criar um Gmail.

Opções de compartilhamento de arquivo - Google Drive

Como criar um documento online no Google Drive?

Essa é a melhor parte e a mais útil na minha opinião, a criação de documentos online para trabalhos em grupo. Como falei no início dessa postagem, essa é uma ferramenta que facilita muito a vida das pessoas que estão fazendo esse trabalho porque evita que um fique enviando anexo o tempo todo para o outro com uma correção ou modificação. Para criar um documento no Google Drive siga os passos abaixo:

1º – Clique no botão “Criar”.

Clique no botão Criar

 

2º – Aparecerão as opções de documentos que você pode criar:

Opções de arquivos - Google Drive

Agora vou explicar um a um, fazendo comparações ao nosso conhecido Pacote Office, para ficar melhor de entender.

Documento: é um documento de texto. Ele é como o Word.

Apresentação: aqui você pode criar um slide. É como o Power Point.

Planilha: como o próprio nome já diz, aqui você irá criar uma planilha, como você pode fazer no Excel.

Formulário: esse serve para você fazer pesquisas, enquetes e cadastros.

Desenho: como o nome sugere, serve para fazer desenhos. Esse eu achei um pouco limitado, não se compara com o Paint.

Observação: não recomendo o uso da Planilha porque as fórmulas que você tem que usar nele são diferentes das que você conhece e usa no Excel. Então para usá-lo e ter o mesmo resultado do que você teria no Excel, você terá que aprender todas as fórmulas dele. Para ver a lista que mostra essas fórmulas, clique aqui.

3º – Escolha uma dessas opções. No nosso exemplo eu vou escolher a opção “Documento”.

4º – Se abrirá uma nova aba com o seu documento online. Para alterar o título dele você deve clicar em “Documento sem título”, na parte superior.

Clique em Documento sem título

5º – Será aberta uma janelinha onde você poderá modificar o título. Depois de renomear, clique em OK.

Renomear documento - Google Drive

6º – Pronto, agora você pode começar a editar (escrever) seu documento. Perceba que ele tem a maioria dos recursos do Word.

7º – Para compartilhar esse documento com outras pessoas, clique no botão “Compartilhar” no lado superior direito.

Clique em Compartilhar - Google Drive

6º – Aparecerá uma janela, onde você terá várias opções de compartilhamento. Vou explicar cada uma delas.

Configurações de compartilhamento - Google Drive

Particular: por padrão, todo documento criado é Particular, ou seja, só você pode ver. Na parte onde tem “Convidar pessoas”, na parte debaixo da janela, você pode colocar os e-mails das pessoas que você quer convidar para ver e editar esse documento. Mesmo o documento ainda sendo “Particular”, se você convidar pessoas por e-mail para ver ou colaborar, elas poderão acessar. Então esse documento ficará particular para você e para as pessoas que você convidou.

Quando você convidar alguém por e-mail você verá três opções: “Pode editar”, “Pode comentar”, “Pode visualizar”. Se você quer que as pessoas mexam e colaborem no seu documento com você, selecione “Pode editar”; se você quer que a pessoa apenas veja e faça alguns comentários, selecione “Pode comentar”; se você quer que a pessoa apenas veja, mas não possa mexer em nada, selecione “Pode visualizar”.

Configurações de compartilhamento - Google Drive 2

Observação importante: no modo particular as pessoas que forem convidadas, terão que fazer login com suas contas do Google para poderem ter acesso ao documento.

Se você não quer o modo particular, pode mudar, clicando em “Alterar”, como mostra a imagem abaixo:

Clique em Alterar - Google Drive

Então aparecerão as opções:

Configurações de compartilhamento - Google Drive 3

Qualquer pessoa com o link: se você escolher essa opção, poderá dar o link a qualquer pessoa e ela terá acesso. A diferença do “Particular”, é que aqui nenhum dos convidados precisam fazer login com a conta Google. Se você escolher essa opção, não se esquece de dizer se pessoa pode visualizar, comentar ou editar.

Observação importante: como a pessoa não terá que fazer login com a sua conta Google para ter que ver o documento, todas as alterações feitas serão mostradas como “Anônimo”. Mesmo se duas ou mais pessoas editarem, elas serão consideradas como uma pessoa só, o “Anônimo”. Para que você saiba quem editou o que, deverá escolher o “Particular”, pois o nome de cada um aparecerá. Além de tudo isso, o bate-papo só fica disponível no “Particular”, já que todas as pessoas estão logadas. No modo “Qualquer pessoa com o link” o bate-papo não funcionará porque as pessoas serão anônimas.

Público na web: se você marcar essa opção, qualquer pessoa da internet pode achar o seu documento pelo Google e visualizá-lo, ou editá-lo, de acordo com a configuração que você escolheu.

Depois de escolher todas essas configurações de compartilhamento, clique em “Salvar” e depois na outra janela (do início do passo 6), “Concluído”.

7º – Para conversar com as pessoas que estiverem online no mesmo momento que você, clique no botão de um balão. Quando tiver alguém online, aparecerá a miniatura da imagem de sua conta. Caso elas sejam anônimas, aparecerão animais anônimos. Lembrando que com anônimos você não pode iniciar uma conversa.

8º – Para ver as alterações feitas por outras pessoas, vá em Arquivo e depois em “Ver histórico de revisões”.

Ver histórico de revisões

Aparecerá uma janela do lado direito mostrando detalhes das modificações, como a data, hora que foi feito e o nome da pessoa. Se você clicar em uma delas, poderá ver o que foi modificado.

Histórico de revisões

Pronto, aqui foram ensinadas as funções básicas do Google Drive. Agora é só tirar o máximo proveito delas!

Jóckisan

é pernambucano, e é estudante e blogueiro nas horas vagas. Gosta de estudar, ler livros, assistir a bons filmes e séries. Na internet gosta de ler notícias interessantes, tecnologia e TV. Também escreve no Mundo Geek.
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